Privacyverklaring Onderwijsstichting De Kempen

Onder Onderwijsstichting De Kempen wordt in deze privacyverklaring het Pius X-College verstaan.Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van de school is de heer drs. M.C.G.H.M. de Veth.

Wij respecteren de privacy van onze ouders/verzorgers, leerlingen, medewerkers en bezoekers en gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Daarbij voldoen wij aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van onze leerlingen omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens van leerlingen?

Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen om onze taken en verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een leerling in te schrijven op onze school en om de voortgang van de leerling bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verzamelen en door te sturen naar andere partijen, bijvoorbeeld de registratie van aan- en afwezigheid in verband met de leerplicht. Wij verwerken persoonsgegevens van de leerling in de meeste gevallen omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn of omdat het nodig is om onze publieke taak uit te voeren.

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van de ouders/verzorgers hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan naam, BSN, geboortedatum en contactgegevens. Als u weigert de gegevens te verstrekken die wij op grond van de wet voor inschrijving nodig hebben, kunnen wij uw kind niet inschrijven bij het Pius X-College.

Alleen op eigen verzoek van de ouders/verzorgers verwerken wij ook medische gegevens van de leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.

Een overzicht van alle categorieën persoonsgegevens die wij van onze leerlingen verwerken vindt u terug onderaan deze toelichting bij Categorieën persoonsgegevens.

Hoe gaan wij om met de gegevens van leerlingen?

Wij zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze taken en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens in principe niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen. Als we gegevens willen gebruiken voor andere doeleinden, zullen we u daar vooraf over informeren en zo nodig uw toestemming vragen.

Voorbeelden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende mogelijke toepassingen:

• Het verlenen van toegang tot onze website en de SOMToday-app
• Om u de mogelijkheid te bieden u in te schrijven voor de door ons aangeboden activiteiten
• Het verstrekken van informatie aan u
• Om aan uw verzoek te voldoen of uw vraag te beantwoorden
• Voor het behandelen van klachten
• Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken
• Het versturen van facturen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, het samenwerkingsverband, accountant of de belastingdienst.

Wij kunnen leveranciers verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van onze stichting. Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wij delen de gegevens van onze leerlingen niet met derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van onze leerlingen nooit verkopen aan derde partijen.

Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens van leerlingen voor zover dat noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?

Als ouders/verzorgers heeft u – net als de leerling – een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd.

Indien u aan ons persoonsgegevens heeft verstrekt, heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens: u heeft het recht om een overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

• Recht op correctie van uw persoonsgegevens: indien wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens van u verwerken heeft u het recht op verbetering of aanvulling van de betreffende persoonsgegevens.

• Recht op beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens en recht op bezwaar: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken of bezwaar te maken tegen deze verwerking, bijvoorbeeld als u de juistheid van de persoonsgegevens in twijfel trekt of als u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is.

• Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens: in sommige gevallen heeft u recht op het verwijderen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is.

• Recht op dataportabiliteit: op uw verzoek, helpen wij u met het verhuizen van uw persoonsgegevens naar een andere school of onderwijsinstelling.

Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten.

Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Een verzoek tot uitoefening van uw rechten kunt u indienen door contact op te nemen met onze Privacy Officer (PO). Hoe u contact op kunt nemen met onze Privacy Officer, vindt u onder het kopje ‘Contact’.

Indien u een verzoek tot uitoefening van een van deze rechten indient, verzoeken wij u alvast een kopie van uw identiteitsbewijs bij te voegen. Hierbij vragen we u om BSN en pasfoto af te schermen om zo de kans op identiteitsfraude te beperken. Over het algemeen doen wij er alles aan om binnen 30 dagen aan uw verzoek te voldoen. Deze tijdslimiet kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek.

Categorieën persoonsgegevens

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen wanneer u bepaalde websites bezoekt. Het Pius X-College maakt enkel gebruik van functionele cookies om de website gebruiksvriendelijker te maken door een zoekfunctie aan te bieden en om de beveiliging van de website te garanderen.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is met een gebruikersnaam en wachtwoord en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Tevens nemen wij fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opslagen zijn.

Cameratoezicht

In de verschillende gebouwen en buitenterreinen van het Pius X-College is cameratoezicht aanwezig. Dit cameratoezicht is getoetst aan de AVG-wetgeving en er is een Reglement Cameratoezicht opgesteld dat een beschrijving geeft van taken, verantwoordelijkheden en procedures over het cameratoezicht, met het oog op integer gebruik van het camerasysteem en de bescherming van privacy van leerlingen, medewerkers en bezoekers. Het reglement cameratoezicht is in te zien op de website van het Pius X-College.

Contact

Het Pius X-College heeft een Privacy Officer aangesteld. Bij deze persoon kunt u naast de uitoefening van uw rechten ook terecht voor vragen, opmerkingen of klachten over uw privacy. U kunt onze Privacy Officer bereiken via privacy@piusx-college.nl. Samen met diverse scholen uit Noord-Brabant (het ORION samenwerkingsverband) heeft het Pius X-College een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze werkt adviserend samen met de Privacy Officer van het Pius X-College.

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming: fg@orionscholen.nl

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind of hierover een klacht wilt indienen, dan kunt u altijd contact opnemen met onze Functionaris Gegevens-bescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting).

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze websites worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 november 2023.

Ook het Pius X-College is zich bewust van de verantwoordelijkheid die wij hebben als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens. Op onze school wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen en medewerkers. In verband met het geven van onderwijs, het begeleiden van onze leerlingen en de registratie daarvan in de administratie van de school worden er gegevens over en van leerlingen vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het onderwijs. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt. De school maakt ook gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van die leermaterialen ontvangen een beperkt aantal leerlinggegevens. De school heeft met haar leveranciers strikte afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens zodat misbruik wordt voorkomen. Leerlinginformatie wordt alleen gedeeld met andere organisaties als ouders daar toestemming voor geven, tenzij die uitwisseling verplicht is volgens de wet.

In het privacyreglement is beschreven hoe de school omgaat met haar leerlinggegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Natuurlijk kunt u als u vragen heeft ook terecht bij de directie.

Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming, die u kunt bereiken via e-mailadres: privacy@piusx-college.nl. Op school is ook een privacy officer die kunt u bereiken via het algemene telefoonnummer van school: 0497 361 261.